PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Surat adalah suatu alat komunikasi dalam bentuk
tulisan yang dilakukan oleh seseorang ke seseorang yang di kehendakinya. Banyak
terdapat kesalahan yang sering kita temui dalam hal penulisan surat tersebut.
Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata cara pembuatan surat yang baik
dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat resmi dan surat tidak
resmi , ambil suatu contoh ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan
yang di harapkan pada saat kita membuat surat lamaran tersebut , kita tidak
lagi mengalami kesulitan.
Surat merupakan bagian yang terpenting dalam kegiatan
organisasi dan non organisasi karena surat merupakan salah satu sarana
komunikasi yang dapat menyampaikan informasi secara tertulis. Sehingga surat
merupakan suatu alat interaksi antar organisasi maupun non organisasi, dan
surat memiliki kelebihan yaitu harganya relarif murah, daya jangkau lebih luas,
bersifat formal dan efektif, dapat disimpan sebagai arsip. Meskipun alat
komunikasi semakin berkembang yang lebih efektif dan efisien, seperti email,
faksimale, telepon dan lain-lain. Namun surat tetap menjadi pilihan utama yang
dapat digunakan dalam organisasi resmi.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah yang
dimaksud dengan surat dan apa fungsinya?
2. Sebutkan syarat-syarat
surat yang baik?
3. Apakah yang dimaksud dengan
bahasa surat?
4. Sebutkan bagian-bagian dari
surat dan contoh surat?
1.3 Tujuan
1.
Untuk
mengetahui arti dan fungsi surat.
2.
Untuk
mengetahui syarat-syarat surat yang baik.
3.
Untuk mengetahui maksud bahasa surat.
4.
Untuk mengetahui bagian-bagian dari surat dan contoh surat.
PEMBAHASAN
Arti Surat
Surat
adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya,
yang berisi tulisan, pernyataan, suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang
sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut. Itu arti surat secara umum
atau yang biasanya masyarakat tahu .
Fungsi Surat
Adapun
fungsi surat yaitu sebagai alat komunikasi antar seseorang, sebagai wakil
penulis, sebagai penghemat waktu dan biaya, sebagai curahan hati dari
seseorang, sebagai sarana informasi dari seseorang.
Syarat-Syarat Surat Yang Baik
Syarat-syarat surat yang baik sebagai
berikut:
a. Surat
harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar,yaitu:
Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat
sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan
Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi
Pemakaian kertas yang sesuai dengan:
Ukuran : kuarto berukuran 21x29 cm
Jenis : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus
(doorslag) untuk tembusan
Warna : putih HVS untuk lembar asli, kuning
kerts tembus untuk perbal, biru muda kertas untuk tembusan intern, dan merah
muda HVS untuk surat rahasia.
b. Isi
surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu
menguntungkan kedua pihak, yaitu:Penerima dapat memahami isinya dengan tepat
dan tidak ragu-ragu.Pengirim
memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya
c.
Bahasa yang
digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik
tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
d.
Bahasa surat
haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat,
sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing
yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya
yang kedaerah-daerahan.Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat
dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:
1) Sederhana
Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak
berbelit-belit, baik tentang pemakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk
itu hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim
2) Ringkas
Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah
dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak
cepat dipahami maksunya.
3) Jelas
Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak
mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.
4) Sopan
Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai
dengan beberapa cara sebagai berikut:
· Kalimat bervariasi
· Menggunakan kata-kata yang sopan atau
halus
· Menggunakan kata sapaan atau kata ganti
· Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata
sehari-hari)
5) Menarik
Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak
membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat
resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan:
· Kalimat bervariasi
· Paragraph induktif
· Gaya bahasa
e.
Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:
·
Memahami
kedudukan masalah yang dikemukakan.
·
Memahami
peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.
·
Mengetahui
posisi dan bidang tugasnya.
·
Hal-hal lainnya
yang berkaitan dengan ketatausahaan
Bahasa Surat
Bahasa
surat yang baik harus memenuhi kriteria berikut ini :
1. Bahas baku
2. Bahasa jelas dan tidak
bermakna ganda
3. Lugas
4. Efektif dan efisien
5. Bahasa terpadu, ditiap
gagasan dituangkan dalam 1 (satu) paragraf, dan ciri-ciri paragraf yang baik :
· Mengandung kesatuan isi
· Kepaduan antar kalimat
· Ada pengembangan gagasan pokok
6. Bernalar
7. Mengandung bahasa kosa kata
yang tepat, optimis, dan menghindari pengungkapan secara langsung
Bagian-Bagian Surat
1. Kepala surat atau yang bisa
juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat.
Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi,
lembaga, perusahaan atau organisasi, nama instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut, alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi.
2. Tempat dan tanggal surat
pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan
informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut.
3. Nomor surat sebuah surat
resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi
biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang
diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat,
tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.
4. Lampiran. Bagian lampiran
merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau
dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.
5. Hal atau perihal. Hal
berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat dalam terdapat dua
alamat yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul
surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat).
7. Salam Pembuka. Berfungsi
sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal
dan diakhiri oleh tanda koma.
8. Isi surat pembuka merupakan
alinea pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap
infomrasi yang disampaikan di alenia isi. Isi Alendia isi berisi informasi yang
akan disampaikan. Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau
harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup merupakan
penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami,
Wassalam".
10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam
penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11. Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan
pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
a
PENUTUP
Kesimpulan
Seiring perkembangan alat komunikasi
yang semakin modern, efektif dan efisien dalam menyampaikan komunikasi yang
berupa informasi kepada pihak lain, maka tidak akan merubah kegiatan dalam
perusahaan, organisasi, atau intansi untuk tetap menggunakan surat dalam
menyampaikan informasi yang berbentuk formal kepada pihak yang berkepentingan,
karena surat memiliki sifat yang formal, baku, sopan, dan lain-lain. Sehingga
surat tidak akan pernah hilang atau terkalahkan oleh alat komunikasi yang
semakin modern.
DAFTAR PUSTAKA
SOAL!!
1. Alat komunikasi antar
seseorang merupakan?
a. Fungsi
surat*
b. Objek surat
c. Bagian surat
d. Syarat surat
2. Ada berapa bagian-bagian
surat?
a. 10
b. 11*
c. 12
d. 13
3. Sarana
yang digunakan untuk menyampaikan informasi yang dilakukan secara tertulis dari
pihak pengirim ke pihak penerima. Merupakan pengertian dari ?
a. Surat *
b.
Kop surat
c.
Bentuk surat
d.
Fungsi surat
4.
Dibawah ini manakah yang bukan bahasa surat yang baik ?
a.
Bahas baku
b. Bahasa
jelas dan tidak bermakna ganda
c.
Lugas
d. Menggunakan bahasa gaul *
5.
Dibawah ini manakah yang bukan termasuk syarat-syarat surat yang baik ?
a.
Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar
b.
Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit
c.
Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku, yang sesuai dengan kaidah bahasa
indonesia dan EYD (ejaan yang disempurnakan)
d. Isi surat bertele-tele*
Tidak ada komentar:
Posting Komentar